Een content management systeem (kortweg CMS) is software die wordt gebruikt om content te creëren en te beheren – in tekst, beeld, video of andere vorm. CMS wordt voornamelijk gebruikt om websites te bedienen, maar ook voor “offline platforms” (in intranetten). Vooral open source-systemen, die door zowel professionele als particuliere gebruikers worden gebruikt, zijn wijdverbreid. Implementatie met behulp van een fijn afgestemd CMS is vooral handig voor content-rijke websites zoals webshops of mediaportalen.
Gemakkelijk publiceren van inhoud
Om contentmanagement te vereenvoudigen, nemen gebruikers vaak hun toevlucht tot contentmanagementsystemen. Uitgevers of redacteuren gebruiken af en toe systemen die niet via internet worden aangeboden, maar via hun eigen interne netwerk worden beheerd. De term CMS verwijst echter meestal naar op internet gebaseerde software met een databaseverbinding voor het bedienen van een website. De systemen maken het creëren, bewerken en publiceren van content zoals tekst, afbeeldingen, video’s, formulieren en zelfs hele websites mogelijk.
Hoe implementeer je een CMS
Kortom, u mag meer werk verwachten bij het introduceren van een nieuw contentmanagementsysteem. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf moeten er veel processen worden aangepast en het team getraind om met het CMS te kunnen werken. De software zelf moet worden geïnstalleerd, ingesteld op uw behoeften en constant worden onderhouden tijdens het gebruik. Zodra de eerste inspanningen zijn gedaan, hangt de verdere inspanning af van de grootte van uw site en de hoeveelheid inhoud. Vooral in webshops worden vaak nieuwe producten toegevoegd of worden prijzen en voorwaarden gewijzigd.
Voordelen van een contentmanagementsysteem
Vooral exploitanten van kleinere websites met minder aanbiedingen moeten twee keer nadenken voordat ze de kosten van een contentmanagementsysteem accepteren. Voor websites die veel content bieden kan de introductie van een CMS echter de moeite waard zijn. Enkele van de belangrijkste systemen zijn open source en dus gratis. U kunt de productiviteit van een bedrijf verhogen doordat content snel en flexibel beheerd kan worden. De gebruikers hebben weinig of geen programmeerkennis nodig en hoeven niet in te grijpen in de code van een website. In plaats daarvan kunnen ze vaak putten uit de ervaring van een grote gemeenschap wanneer dat nodig is. Met name (beveiligings)updates worden door veel ontwikkelaarsgemeenschappen betrouwbaar geleverd en besparen gebruikers daarmee een deel van het ontwikkelwerk. Bovendien kan het grootste CMS vrijwel naar believen worden uitgebreid met (deels tegen betaling) modules of componenten, zodat het scala aan functies snel en eenvoudig kan worden vergroot.
Mogelijk nadeel: tijdrovend onderhoud
Hoewel ze veel voordelen bieden, hebben contentmanagementsystemen ook enkele nadelen. Ook al kan het duur zijn om zonder CMS zelf een website te maken en te exploiteren, met name de introductie van een contentmanagementsysteem betekent voor een bedrijf veel inspanning: veel processen in een bedrijf en zijn afdelingen moeten worden veranderd, de software moet correct geïnstalleerd, ingesteld en onderhouden worden. Ook hebben de medewerkers training nodig in het gebruik van de software. Bovendien kan CMS veel complexer en dus foutgevoeliger zijn. Software-onderhoud, training van medewerkers en betalende plug-ins kunnen leiden tot hoge vervolgkosten, zelfs voor een systeem dat eigenlijk gratis is.
Hoe contentmanagementsystemen werken
Contentmanagementsystemen kunnen ofwel lokaal op uw eigen server (in het bedrijf) worden geïnstalleerd of draaien op de server van een provider waartoe de gebruiker toegang heeft, zoals de online versie van WordPress. De meest bekende CMS zijn geprogrammeerd in PHP, Perl of Python en ondersteunen het wijdverbreide MySQL-databasesysteem.
Veel systemen hebben een vergelijkbare structuur en verschillen in details: Individuele inhoudsmodules (tekst, afbeeldingen, enz.) kunnen meestal worden gedefinieerd, bewerkt en flexibel worden gerangschikt voor een geselecteerde achtergrond. Deze bouwstenen kunnen vaak worden gewijzigd met een HTML- of WYSIWYG-editor, waardoor websites naar wens kunnen worden ontworpen. De gebruiker kan via de software vrijwel altijd verschillende toegangs- en gebruikersrechten definiëren en zo de toegang tot opties en gebieden regelen. Zo krijgen “beheerders” volledige toegangs- en bewerkingsrechten voor alle inhoud en delen van het systeem, terwijl gasten alleen de inhoud mogen bekijken. Daarnaast zijn veel CMS uit te breiden met modules, add-ons en componenten.
Overigens wordt door velen Worpress als beste CMS systeem gezien, en vaak het goedkoopst, maar dat zie je dan pas bij een wordpress website laten bouwen.